CAPEX-Projekte stehen immer wieder vor ähnlichen Herausforderungen – ob bei der frühen Risikoerkennung, in Fast-Track-Phasen, bei organisatorischen Veränderungen oder im Umgang mit digitalen Tools.
Beim 4th Basel CAPEX Event hatten wir die Gelegenheit, genau diese Themen gemeinsam mit Branchenvertreter:innen zu diskutieren. Alberto Reinders, Head of PMO bei VTU Engineering Switzerland, moderierte eine Paneldiskussion, in der Erfahrungen aus unterschiedlichen Unternehmen zusammenkamen und typische Muster in CAPEX-Projekten sichtbar wurden.
Auf dem Panel sprachen:
- Christina Fueting, Project Director, Exyte
- Dirk Raubald, Sr. Director Maintenance, Facilities & Utilities, CSL Behring
Blerim Shkodra, CPM, Sr. Director – Head of Capital Procurement EAME, Lonza
Aus dem Gespräch kristallisierten sich fünf Fragestellungen heraus, die für viele CAPEX-Projekte entscheidend sind. Im folgenden Beitrag fassen wir die zentralen Erkenntnisse dazu zusammen.
Welche typischen Fehler bringen CAPEX-Projekte vom Kurs ab und wie kann man die Frühwarnsignale erkennen?
Frühindikatoren für Kosten- oder Terminprobleme lassen sich häufig auf zwei grundlegende Faktoren zurückführen: Menschen und Definition. Die Auswahl der richtigen Ressourcen – sowohl auf Kundenseite als auch bei den Planungspartnern – ist entscheidend. Obwohl Projekte im Team umgesetzt werden, zeigt die Erfahrung, dass in kritischen Momenten der Beitrag einer einzigen hochkompetenten Person den entscheidenden Unterschied machen kann.
Ebenso zentral ist die Qualität der frühen Projektdefinition. Selbst scheinbar banale Entscheidungen sollten weder überhastet noch allein aus Zeitdruck getroffen werden. Sie müssen informiert, reflektiert und abgestimmt sein. Eine schwache Definition zu Beginn verstärkt Risiken im späteren Projektverlauf erheblich.
Ein weiteres deutliches Warnsignal ist die Abschwächung kritischer Themen, je weiter sie in der Berichtslinie nach oben gelangen. Werden KPIs, Risiken oder Warnhinweise verwässert, zurückgehalten oder nur zögerlich kommuniziert, wird die Governance geschwächt und Unterstützung auf höherer Ebene kann nicht rechtzeitig greifen. Mangelnde Transparenz führt Projekte häufig vom Kurs ab; umgekehrt zählt eine offene und frühzeitige Eskalation zu den wirksamsten Maßnahmen zur Stabilisierung.
Kurz zusammengefasst: starke Teams, bewusste Entscheidungen in der frühen Phase und vollständige Transparenz sind die zuverlässigsten Schutzmechanismen gegen Kosten- und Terminabweichungen – und die wirkungsvollsten Hebel, um angeschlagene Projekte wieder auf Kurs zu bringen.
Wie lässt sich Fast-Track-Druck mit sauberer Definition und Risikomanagement vereinbaren?
Es mag kontraintuitiv wirken, doch straffe Vorgaben bei Zeit und Budget können sogar dazu beitragen, den Projektumfang klarer zu fassen und ein disziplinierteres Risikomanagement zu fördern. Voraussetzung dafür sind klare Governance-Strukturen und ein verlässlicher Informationsfluss über alle Projektebenen hinweg. So können Teams auch unter hohem Zeitdruck fundierte Entscheidungen treffen. Mit einem erfahrenen Partner, der die spezifischen Anforderungen des Kunden versteht – und unterstützt durch Rückhalt auf allen Ebenen der Organisation – lassen sich selbst anspruchsvolle Fast-Track-Projekte erfolgreich umsetzen.
Wie wirken sich organisatorische Veränderungen auf Projekte aus – und wie können Teams darauf reagieren?
Klare Rollen- und Verantwortungsdefinitionen – insbesondere dort, wo die operative Arbeit stattfindet – helfen Projektteams, in Veränderungsphasen stabil zu bleiben und Übergänge in neue Strukturen zu erleichtern. Dennoch zeigt die Praxis, dass die tatsächliche Wirkung organisatorischer Veränderungen in CAPEX-Umgebungen oft menschlicher Natur ist. Veränderungen gehen häufig mit Machtverschiebungen einher, und der Charakter von Führung zeigt sich oft erst dann, wenn Autorität neu verteilt wird.
Diese Realität erfordert ein sensibles Vorgehen: Grenzüberschreitungen offen ansprechen, Vertrauen bewahren und die zwischenmenschlichen Dynamiken aktiv steuern – denn genau diese bestimmen maßgeblich den Projekterfolg.
Warum fällt es schwer, Lessons Learned tatsächlich umzusetzen – und was verbessert die Anwendung?
Die Umsetzung von Lessons Learned scheitert selten an technischen Aspekten, sondern an kulturellen und organisatorischen Mustern. Die Methoden sind meist nicht das Problem; die eigentliche Herausforderung besteht darin, eingefahrene Gewohnheiten und unbequeme Wahrheiten zu hinterfragen.
Die Anwendung verbessert sich deutlich, wenn Teams Selbstkritik fördern, offen anerkennen, was nicht funktioniert, und die Disziplin entwickeln, langfristig verankerte Verhaltensweisen zu verändern. Es geht weniger um neue Tools oder Prozesse – und vielmehr um den Mut, sich weiterzuentwickeln.
Wo schafft Digitalisierung im CAPEX-Umfeld echten Mehrwert – und was ist eher „nice to have“?
Digitalisierung und KI entwickeln sich rasant, doch ihr tatsächlicher Mehrwert in der CAPEX-Projektabwicklung entsteht weiterhin durch menschliche Interaktion. KI kann als leistungsstarker „Wingman“ Analysen beschleunigen, Entscheidungen unterstützen und Komplexität handhabbarer machen. Doch ihr Nutzen entfaltet sich nur im Zusammenspiel mit menschlichem Urteilsvermögen und Erfahrung.
Die Diskussionen beim Event haben dies bestätigt: Die größten Herausforderungen in CAPEX-Projekten werden letztlich durch Menschen gelöst – durch Dialog, Abstimmung und Zusammenarbeit. Digitale Werkzeuge verstärken diese Zusammenarbeit, ersetzen aber nicht das menschliche Element, das Projekterfolg tatsächlich ermöglicht.
Die Teilnehmenden der Paneldiskussion zeigten, wie vielfältig die Erfahrungen in CAPEX-Projekten sind und wie wertvoll der Austausch darüber bleibt. Unser Dank gilt außerdem Why Summits für den Rahmen, der diesen Austausch ermöglicht hat, sowie Alberto Reinders für die Aufbereitung und Zusammenführung der Erkenntnisse.